Wie kann man seinen Musikeralltag planen?

Wie mein „Musikeralltag“ aussieht, wurde ich schon häufig gefragt. Ehrlich gesagt war das bei mir immer sehr unterschiedlich und kam darauf an, was aktuell anstand. Als ich zum Beispiel an meinem ersten Album arbeitete, habe ich mich hauptsächlich um alles gekümmert, was dafür wichtig war. Stand beispielsweise ein besonderer Auftritt an, dann hab ich die Zeit hauptsächlich für die Planung, Proben und Vorbereitung dafür genutzt. Und dann gab es Phasen, da ließ ich auch einfach alles auf mich zukommen und schrieb Songs oder komponierte. Ich lebte quasi in den Tag hinein und machte das, was gerade in meinen Flow passte. Es sind da zwar ebenfalls tolle Ideen entstanden, doch fühlte ich mich irgendwann fast unzufrieden und unorganisiert, weil ich die Erfolge und Fortschritte (zumindest nicht messbar) sehen konnte. Doch was ist die Alternative?

Musikeralltag planen
Ich habe es schon mal angedeutet: Ich bin eigentlich eher ein Mensch, der gerne Listen macht, plant, Termine fest einträgt und sich an dem Abhaken von To-do-Listen labt. Deshalb war das mit dem strukturlosen Dasein eher ungeeignet für mich. Außerdem kam irgendwann der Zeitpunkt, an dem parallel so viele Projekte gleichzeitig wichtig wurden, dass ich mich gar nicht mehr nur auf eine Sache konzentrieren konnte. Und ohne eine gewisse Ordnung hätte ich das Gefühl, mir würde alles über den Kopf wachsen. Nur wie strukturiert man seinen Musikeralltag überhaupt?

Ein System muss her!

Hauptsächlich habe ich Ordnung in meine Organisation bzw. mein Zeitmanagement gebracht und mir eine Art Routine zugelegt. – Auch wenn das als Musiker erst einmal schwierig ist, weil man als „Freigeist“ seine Kreativität nicht eingrenzen oder planen kann. Doch mit bestimmten Strukturen geht es schon. So kurz vor dem Jahreswechsel ist der Zeitpunkt bestens geeignet, um das neue Jahr grob vorzuplanen und sich über seine Ziele bewusst zu werden und mit einer neuen Angewohnheit zu beginnen. Aber man kann natürlich auch sonst jederzeit damit beginnen. Denn ein Ziel ohne Plan bleibt oft einfach nur ein Traum. Und ein guter Plan sowie die Gewissheit diesen realistisch auch umsetzen zu können, motivieren ungemein.

Alle Ereignisse und Aufgaben auflisten

Die erste Aktion besteht darin, sich zu überlegen, welche Aufgaben demnächst anstehen werden, welche einmaligen und regelmäßigen Termine und welche Auftritte, Videodrehs, Pressetermine, Abgabefristen etc. angesetzt sind. Du kennst deinen Aufgabenberg am Besten. Schreib einfach mal alles, was dir einfällt, auf eine Liste. Dabei würde ich zunächst nur die Projekte und Aufgaben aufführen, die auch im neuen Jahr vorgesehen und realistisch sind. Das muss und sollte auf keinen Fall alles sein, was man sich für den Rest seines Lebens vorgenommen hat, sondern einfach das, was für die nächsten Monate relevant ist. Hat man sehr große Ziele, lohnt es, diese zuvor in kleinere Unterziele aufzugliedern, die man in den nächsten Monaten realistisch umsetzen kann.

Große Projekte für einen Einzelnen

Beispielsweise möchte ich eine neue CD machen und stehe vor einem echt großen Berg an Aufgaben. Die Songs müssen teilweise noch eingesungen und aufgenommen werden, dann muss man am Arrangement feilen, es muss gemischt und gemastert werden. Ich muss mich um ein Cover und die Gestaltung des Booklets, um die Finanzierung und die Freigabe bei der GEMA sowie die Pressung, das Marketing etc. kümmern. Als unabhängiger Solokünstler und Selbstvermarkter hat man viel zu tun!

Um nicht von diesen vielen Arbeiten erschlagen zu sein, teile ich mir wöchentlich stundenweise ein, wann ich mich um welche Aufgaben kümmere. Ähnlich ist es, wenn man schreiben möchte, eine Konzerttournee oder eine Videoproduktion plant. Man nimmt sich wöchentlich (oder falls möglich auch täglich) eine festgelegte Zeitspanne vor, in der man sich nur auf dieses Projekt konzentriert und dafür arbeitet. Es geht nicht darum, die Aufgabe in der Zeit komplett zu schaffen, sondern regelmäßig immer ein kleines Stück voranzukommen, bis man irgendwann fertig ist.

Einteilung in regelmäßige Aufgaben und feste Termine

Zuvor sollte man jedoch seine festen und regelmäßigen Termine und Aufgaben kennen (deshalb die Liste) und in den Kalender eintragen. Ich trage dann zum Beispiel die Unterrichtsstunden mit meinen Schülern als feste Termine in den Kalender ein und natürlich auch vereinbarte Kundengespräche und Abgabetermine. Diese Dinge haben Priorität. Erst dann kann ich meine persönlichen Ziele eingliedern. Rund um die festen Termine suche ich mir dafür stundenweise mögliche Zeiträume, die ich für meine „flexiblen“ Projekte nutzen kann.

Als Beispiel trage ich mir für meine Videoproduktion 4 Stunden für dienstags ein, um am jeweiligen Video weiterzuarbeiten. Zudem trage ich mir 2 Stunden für Gesangsaufnahmen am Samstag ein usw. Ich versuche, dabei eine realistische Zeitspanne zu wählen. Bei der Videoproduktion sind 4 Stunden weg wie nichts, danach allerdings ist man ggf. nicht mehr so konzentriert. Gesangsaufnahmen länger als 2 Stunden sind selten effektiv, also reicht für diese Arbeit ein kürzerer Zeitraum. Allerdings sind Zeitpuffer zwischen den Ereignissen für außerplanmäßige „Störungen“ auch ganz nützlich.

Einplanung der Termine im Musikeralltag

Meine erste Idee war, die Termine in einem normalen Taschenkalender* einzutragen. Doch aus der Erfahrung heraus war mir dann klar, dass meine Disziplin beim Eintragen und Einhalten der Termine auf diese Weise schon nach ein paar Wochen oder Monaten nachlässt. Hat man sich verschrieben oder muss man Termine streichen, dann sieht das im Kalender nicht mehr so akkurat aus und ich verliere die Begeisterung daran. Jedenfalls war das bisher immer so. Somit nutze ich stattdessen einen digitalen Kalender. Das spart ebenfalls Zeit.

Beispielsweise gefällt mir der Google-Kalender, der mittlerweile ja auch auf bestimmt allen Smartphones installiert ist, sehr gut. Zudem kann ich den synchron auch auf meinem Rechner abrufen. Und bei Bedarf kann ich mir auch mal eine Wochen- oder Monatsansicht mit meinen Terminen ausdrucken. Ich kann außerdem wiederkehrende Termine recht simpel eintragen, ohne dabei jede Wiederholung einzeln einschreiben zu müssen. Auch das Löschen und Bearbeiten ist einfach und mein Kalender ist immer „sauber“ und übersichtlich. – Auch unterwegs.

Musikeralltag planen

Foto: Beispiel für die Planung eines Wochenkalenders mit einmaligen sowie regelmäßigen Terminen und Aufgabenbereichen.

Plane großzügig und nicht zu knapp!

Die Termine sollten nicht zu knapp hintereinanderliegen. Einfach damit man nicht total gehetzt zum nächsten Termin kommt, wenn noch Ortswechsel dabei sind. Bedenken sollte man bei der Kalenderplanung auch, dass man auch mal einkaufen gehen, etwas Essen und den Haushalt machen muss sowie Zeit für Familie/Freunde braucht etc. Außerdem muss genug Platz sein, damit sich Kreativität entfalten kann. Wir wollen ja nicht zum stumpfen „Angestellten unserer Selbst“ mutieren, der zum Feierabend einfach alles fallen lässt und keinen Spaß an der Arbeit hat. Es geht lediglich um eine grobe Struktur zur Orientierung, um die Zeit effektiv zu nutzen und mehrere Projekte unter einen Hut zu bekommen.

Aufgaben sinnvoll einplanen

Willst du zum Beispiel die Zeit für dein Booking in deinen Kalender einplanen, dann überlege zunächst auch, wann dafür der beste Zeitpunkt ist. Montags sind viele Menschen eher genervt, zudem haben einige Lokale auch Ruhetag. Zum Wochenende sind sie selbst mit der Umsetzung ihrer Veranstaltungen beschäftigt. Also bietet sich ggf. eher die Wochenmitte an. Auch bei der Uhrzeit solltest du berücksichtigen, dass etliche Menschen der Branche bis in die Nacht arbeiten. Morgens um sieben sind manche einfach noch nicht erreichbar oder gesprächsbereit. Ausnahmen bestätigen die Regel und es kommt immer drauf an. Aber man sollte das vielleicht auch im Hinterkopf haben, wenn man die Umsetzung seiner Aufgaben plant.

Prüfe dein eigenes System!

Nach den ersten Wochen prüfe ich, inwieweit die eingeplanten Termine eingehalten und umgesetzt werden konnten. Außerdem schau ich, ob ich meine Vorabplanung anpassen muss. Habe ich zum Beispiel beim Planen vergessen, dass ich zwischen den Unterrichtsstunden immer Hunger bekomme, dann sollte ich Zeit für Mahlzeiten entsprechend berücksichtigen oder die Stunden versuchen anders zu legen. Oder brauchte ich für Proben länger als erwartet, dann sollte auch das entsprechend angepasst werden. Auf der anderen Seite muss ich meine festen Termine von den „selbst ernannten Aufgaben und Terminen“ unterscheiden. Brauche ich wöchentlich mehr Zeit, um schneller mit meiner CD fertig zu werden, so versuche ich den Termin umzulegen oder auszuweiten, sofern dabei keine anderen wichtigen Termine eingeschränkt werden.

Besonders wichtige Termine.

Habe ich Aufträge mit fester Deadline, so trage ich mir diese Deadline zum einen als Termin ein. Jedoch kalkuliere ich zuvor ein, wie lange ich zur Umsetzung des Auftrags brauchen werde und trage mir zusätzlich auch den Beginn der Umsetzung ein. Dabei berücksichtige ich, dass die Umsetzung auch unterbrochen werden könnte. Ich könnte krank werden oder ein anderer Auftrag, der ebenfalls wichtig ist, könnte dazwischen kommen. Wenn es also möglich ist, fange ich mit der Umsetzung sehr viel früher an, als notwendig. Sollte ich dann doch früher fertig sein, habe ich Zeit, noch Anpassungen vorzunehmen oder mich um andere Aufgaben zu kümmern. Erinnerungen und Benachrichtigungen (mit oder ohne Alarm) kann man in digitalen Kalendern ebenfalls nutzen, falls ein Termin besonders wichtig und wo kein Aufschub möglich ist.

Fazit:

Ziel bei der Planung ist es nicht, ein Sklave des eigenen Terminkalenders zu werden. Eher ihn als Orientierung und Tool zu nutzen. Solange man keine Sekretärin einstellen kann, die alles im Überblick hat und einen daran erinnert, was zu tun ist, kann man sich so sehr gut selber helfen. Außerdem tut man so kontinuierlich etwas für seine Projekte und Ziele. Da ist es nur eine Frage der Zeit und der Disziplin, bis man diese auch erreicht. Ich finde, dass es zudem zufrieden macht, wenn man am Ende der Woche weiß, woran man gearbeitet hat, was man geschafft hat und was in der folgenden Woche zu tun ist. Wie organisierst du deinen Musikeralltag? Lässt du alles auf dich zukommen oder hast du ebenfalls ein System, wie du deine Projekte unter einen Hut bringst? Hinterlasse deine Vorgehensweise oder deinen Vorschlag gern als Kommentar, wenn du dich dazu äußern möchtest. Ich freue mich, dass du auf musifiziert.de vorbeigeschaut hast. Bis bald und einen tollen Start im neuen Jahr.

 

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